How To Reconcile Accounts Payable

Accounts Payable Reconciliation Process is a way through which we match the closing balance of Accounts Payable Control Ledger Account with the total of balances of individuals suppliers or Accounts Payable Subsidiary Ledgers / Subledgers.

Sometimes, there are mistakes, errors or even frauds activities which may cause a Difference Between Control Ledger or Master Ledger and Subsidiary Ledger Accounts of suppliers or creditors. In such case, carefully check the individuals ledger accounts of suppliers and then compare the balance with the accounts payable control account.

Example:

Suppose, On 1^st April, 2019, XYZ Company purchased 20 chairs of Rs. 5000 each from Mr. A, a supplier, On 5^th April, 2019, 10 tables of Rs. 10000 each from vendor, Mr. B and 8^th April, 2019, 5 bed rooms of Rs. 50000 each from Mr. C.

On 25^th April, we paid Rs. 5000 each to Mr. A for 10 chairs. On 27^th April, we paid Cash of Rs. 80000 to Mr. B and on 29^th April, we paid cash of Rs. 250000 to Mr. C against the bed rooms purchased.

Then, firstly we prepare subsidiary ledger accounts of Mr. A, Mr. B and Mr. C and then prepare one single control account that represents these individuals suppliers’accounts which are shown below:

                                                                  XYZ Company

                                         Accounts Payable Subsidiary Ledger Accounts

                                                                        Mr. A

                                                        For the Month of April, 2019

Date                                                           Date

2019                          Rs.                           2019                                    Rs.

April                                                            April

25.     Cash a/c        50000                            1.      Purchases a/c     100000

30.     Balance c/d   50000

                              ________                                                           _________

                               100000                                                                100000

                              ________                                                          __________

                              ________                                                          __________

                                                                         Mr. B

                                                        For the Month of April, 2019

Date                                                            Date

2019                           Rs.                           2019                                   Rs.

April                                                             April

27.      Cash a/c        80000                          5.       Purchases a/c     100000

30.      Balance c/d   20000

                                _______                                                            ________

                                100000                                                                100000

                               _______                                                             ________

                               _______                                                             ________

                                

                                                                       Mr. C

                                                        For the Month of June, 2019

Date                                                         Date

2019                           Rs.                        2019                                 Rs.

April                                                          April                  

29.    Cash a/c         250000                       8.      Purchases a/c  2500000

 

30.    Balance c/d    150000                                                           

                             _________                                                     __________

                               3500000                                                         3500000

                             _________                                                     __________

                             _________                                                     __________

                                                               XYZ Company

                                            Accounts Payable Account (Control Ledger)

                                                       For the Month of April, 2019

Date                                                             Date

2019                                Rs.                       2019                          Rs.

April                                                              April

25.      A - Cash Paid   50000                        1.          Mr. A       100000

27.      B - Cash Paid    80000                       5.         Mr. B        100000

29.      C - Cash Paid    250000                     8.         Mr. C        250000

30.      Balance c/d        70000

                                    _______                                               _________

                                     450000                                                  450000

                                    _______                                               _________

                                    _______                                               _________

After preparing accounts payable subsidiary ledger accounts for Mr. A, Mr. B and Mr. C, Suppliers, the total of closing balances is Rs. (50000 + 20000 + 0) = Rs. 70000 which is equal to closing balance of accounts payable control ledger account i.e., Rs. 70000.