Single Entry System Conversion Method - Definition - Meaning

Conversion method is the process of changing the preparation method of Books of Accounts from Single Entry System to Double Entry System. Under Single Entry System, only Cash Book, individual accounts, statement of affairs are prepared but under double entry system, we prepare Trial Balance, Trading & Profit And Loss Account  or Income Statement and Balance Sheet with the the help of books of accounts.

Steps To Convert books of accounts into Double Entry System of Bookkeeping

Following steps are taken to convert single entry system into double entry system:

1. Firstly, we prepare statement of affairs at the beginning of the period

2. All the accounts except Accounts Receivable / Debtors, Accounts Payable / Creditors, Cash & Bank accounts appear in the statement of affairs must be debited or credited in the relevant ledger accounts.

3. From cash book, posting to impersonal accounts i.e., Cash Purchases, Cash Sales, Rent Expenses, Salaries Expenses, Wages Expenses, etc., should be made.

For Example, from Sales book, Credit Sales should be credited to Sales Ledger Account, from Purchases book, Credit Purchases should be debited to purchases ledger account. All expenses and revenues are debited and credited in the relevant accounts such as Salaries account is debit in Salaries Ledger Account, Fees Received is credited in Fees Ledger account.

4. Preparing Subsidiary Ledgers

In this step, we prepare Subsidiary Ledgers such as preparing Sales Subsidiary Ledger and Purchases Subsidiary Ledger, Accounts Receivable Subsidiary Ledger, Accounts Payable Subsidiary Ledger, etc., in order to get information about credit sales, credit purchases, accounts receivable and accounts payable respectively.

5. Preparing Adjusting Entries

In the last step, we make Adjustments relating to Prepaid Expenses, Outstanding Expenses, Accrued Revenues , Unearned Revenues, Depreciation of Fixed Assets, or any other adjustments required to prepare proper books of accounts.

After completing all of the above steps, now, we are in a position to convert a Single Entry System of bookkeeping into Double Entry System of bookkeeping.

We understand these steps with the help of a problem as shown below:

Mr. A prepares Books of Accounts on single entry system. The accounting data of his business for the period is given below:

                                                                                         1-1-2019             31-12-2019

                                                                                              Rs.                         Rs.

Cash in Hand                                                                        300                        830

Cash at Bank                                                                        500                        520

Accounts Receivable / Debtors                                             285                       983

Inventory                                                                              1000                       500

Furniture (at cost Rs. 1500)                                                1350                     1200

Accounts Payable / Creditors                                               500                       800

Accumulated Depreciation                                                    150                       300

Allowance for Doubtful Accounts                                           15                          52

He paid Rs. 1200 to creditors. He received Rs. 2250 from his customers against the credit sales made.

During the period, Mr. A also withdrew Rs. 200 as Cash for his own personal use. He paid Rs. 100 for Wages. Sundry Expenses paid for the period is Rs. 200. Depreciation on Furniture is 10% under Straight Line Method. Allowance for Doubtful Accounts is 5% on Accounts Receivable.

You are required to prepare Income Statement or Trading & Profit And Loss Account for the period and balance Sheet as on 31^st December, 2019.

Firstly, we prepare necessary ledger accounts i.e., Accounts Receivable Account, Accounts Payable Account in order to get the figures of both Credit Sales And Credit Purchases respectively, and also we need to prepare balance sheet at the beginning of the period i.e., 1^st January, 2019, and then we prepare Trading & Profit And Loss Account and balance sheet in order to convert the single entry system of bookkeeping into double entry system of bookkeeping.

                                                                   Mr. A’s Business

                                                         Accounts Receivable Account

                                                     For the Year 1-1-2019 to 31-12-2019

                                    Rs.                                                                      Rs.

Balance b/d                285             Cash Received From Customers    2250

Credit Sales               3000                          Balance c/d                      1035

(Balance Figure)

                               _______                                                              ______

                                  3285                                                                   3285

                               _______                                                              ______

                               _______                                                              ______

                                                           Accounts Payable Account

                                                    For the Year 1-1-2019 to 31-12-2019

                                          Rs.                                                              Rs.

Cash Paid To Suppliers   1200                       Balance b/d                  500

  Balance c/d                     800                     Credit Purchases            1500

  (Balance Figure)

                                       _______                                                     ______

                                         2000                                                           2000

                                       _______                                                     ______

                                       _______                                                     ______

                                                             Opening Balance Sheet

 

                                                                   As On 1-1-2019

                        Assets                                                       Liabilities & Capital

                                           Rs.                                                        Rs.

Cash in Hand                     400            Accounts Payable              500

Cash at Bank                      100                   Capital                       3035

                                                              (Balance Figure)

Accounts Receivable (N1)   285

Ending Inventory                1000

Furniture                1500

Acc. Depreciation (150)

                              ____      1350

                                           ______                                                ______

                                            3550                                                      3550

                                           ______                                                ______

                                           ______                                                ______

(N1)

Here Accounts Receivable is shown at net Realizable Value which is equal to Accounts Receivables’balance - Allowance for doubtful Accounts. So it is calculated as given below:

                                                            300 - 15 = Rs. 285

                                                                 Mr. A’s Business

                                                Trading And Profit And Loss Account

                                                 For the period 1-1-2019 to 31-12-2019

                                     Rs.                                                                       Rs.

Opening Inventory      1000                           Sales                                3000

Purchases                  1500                     Closing Inventory                     500

Wages                          100

Gross Income c/d          900

                                   _____                                                                  _____

                                    3500                                                                     3500

                                   _____                                                                  _____

                                   _____                                                                  _____

Sundry Expenses        200                       Gross Income b/d                    900

Dep. On Furniture       150

Doubtful Debts             52

Net Income                  498

                                   _____                                                                  _____

                                    900                                                                       900

                                  _____                                                                   _____

                                  _____                                                                   _____

                                                              Mr. A’s Business

                                                                 Balance Sheet

                                                              As On 31-12-2019

                              Assets                                                 Liabilities & Liabilities

                                               Rs.                                                    Rs.

Cash in Hand                         930       Accounts Payable                800

Cash at bank                          520             Capital            3035

Accounts Receivable (N1)      983          Net Income         498

Closing Inventory                   500           Drawings          (200)

                                                                                        _____       3333

Furniture ((N2)   1500

Acc. Dep.           (300)

                           _____        1200

                                            _____                                                   _____

                                             4133                                                     4133

                                            _____                                                   _____

                                            _____                                                   _____

 

(N1)

The Adjusting Entry for Allowance for Doubtful Accounts / Provision for Doubtful Debts is shown below:

Doubtful Debts / Uncollectible Accounts Expense a/c 52

  Allowance for Doubtful Accounts a/c 52

Here Allowance for Doubtful Accounts for the year is calculated as shown below

5% X 1035 = Rs. 52

Total Allowance for Doubtful Accounts = Opening + Closing = 15 + 52 = 67

Accounts Receivable is shown in the balance sheet at Net Realizable Value (NRV) which is equal to 1035 - 52 = Rs. 985

(N2)

The Adjusting Journal Entry for Accumulated Depreciation on Furniture for the year (1-1-2019 - 31-12-2019) is shown below:

                    Depreciation - Furniture a/c  150

                                                              Accumulated Depreciation - Furniture a/c  150

                                           (Depreciation On Furniture Charged For the Year)

Total Accumulated Depreciation - Furniture

Opening Accumulated Depreciation - Furniture + for the year accumulated depreciation - furniture

Total Accumulated Depreciation 150 + 150 = 300