How To Reconcile Accounts Receivable - Definition And Meaning

The process of matching the total of closing balances of Accounts Receivable Subsidiary Ledgers with the closing balance of Accounts Receivable Control Account is called accounts receivable reconciliation.

When there is a difference between accounts receivable control account’s closing balance and total of accounts receivable subsidiary ledgers’closing balances for the accounting period, then such difference between these two Types of Ledgers is to be reconciled. Such differences occurred due to errors, mistakes or frauds, etc.

In that case, there is need to check individuals ledgers accounts and control ledger account to remove the differences.

Example

Mr. A, Mr. B And Mr. C are the customers of Company XYZ. Following are the transactions taken place with these customers shown below:

2019

June

1. Sold Goods worth Rs. 30000 On Credit To Mr. A

2. Sold Goods worth Rs. 20000 To Mr. B On Account

3. Sold Goods worth Rs. 10000 To Mr. C On Account

5. Cash Received From Mr. A of Rs. 25000

9. Cash Received From Mr. B of Rs. 18000

12. Cash Received From Mr. C of Rs. 9000

All of the above Transactions are recorded in Subledgers or Subsidiary Ledgers of individuals or customers accounts and then these accounts’closing balances are transferred to Accounts Receivable’s Control Account at the end of the accounting period.

                                                                    XYZ Company

                                         Accounts Receivable Subsidiary Ledger Accounts

                                                                         Mr. A

                                                          For the Month of June, 2019

Date                                                   Date

2019                      Rs.                       2019                                 Rs.

June                                                   June

1.       Sales a/c    30000                      5.         Cash a/c            25000

                                                           30.         Balance c/d       5000

                            _______                                                       _______

                             30000                                                            30000

                            _______                                                       _______

                            _______                                                       _______

                                                                       Mr. B

                                                         For the Month of June, 2019

Date                                                  Date

2019                      Rs.                      2019                                    Rs.

June                                                  June

2.       Sales a/c    20000                     9.          Cash a/c            18000

                                                          30.         Balance c/d           2000

                            ______                                                          ______

                             20000                                                            20000

                            ______                                                          ______

                            ______                                                          ______

 

                                                                   Mr. C

                                                    For the Month of June, 2019

Date                                             Date

2019                   Rs.                    2019                                 Rs.

June                                             June

3. Sales a/c       10000                  12.           Cash a/c         9000

                                                     30.           Balance c/d    1000

                          _______                                                   ______

                           10000                                                       10000

                          _______                                                   ______

                          _______                                                   ______

                                                           XYZ Company

                                         Accounts Receivable Account (Control Account)

                                                    For the Month of June, 2019

Date                                              Date

2019                    Rs.                    2019                                Rs.

June                                              June

1.        Mr. A    30000                     5.      A - Cash a/c       25000

2.        Mr. B    20000                     9.      B - Cash a/c        18000

3.        Mr. C    10000                    12.     C - Cash a/c         9000

                                                      30.      Balance c/d         8000

                        _______                                                     ______

                         60000                                                          60000

                        _______                                                      ______

                        _______                                                      ______

Hence, we say that the balance of Accounts Receivable Control Account is equal to the total of Accounts Receivable Subsidiary Ledger Accounts i.e., Mr. A = Rs. 5000, Mr. B = Rs. 2000 and Mr. C = Rs. 1000

So, in this way we reconcile Accounts Receivable Control Account at the end of the accounting period.